今天智为铭略小编细谈GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》（以下简称“标准”）关于体系文件的要求。

首先看看标准条款4.2.1文件要求总则：

“知识产权管理体系文件应包括：a）知识产权方针和目标；b）知识产权手册；c）本标准要求形成文件的程序和记录。”

总则里写了，体系文件包括①方针、②目标、③手册、④程序、⑤记录。

下面智为铭略小编一一展开。

一、知识产权方针

 标准条款5.2即对知识产权方针的要求：

“*高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保方针：a）符合相关法律和政策的要求；b）与企业的经营发展相适应；c）在企业内部得到有效运行；d）在持续适宜性方面得到评审；e）形成文件，付诸实施，并予以保持；f）得到全体员工的理解。”

解读

意思是，方针要以文件形式发布，要有*高管理者的批准记录，要在企业范围内全员普及，还要在管理评审活动中进行适宜性评审。一般来说，方针可以写入手册发布，也可以单独以企业*高层决策文件的形式发布。而*高管理者的批准记录，则可以是方针文件下款处的*高管理者签字，也可以在方针文件中直接出现“经总经理某某某（要写出*高管理者的实际职位、姓名）批准”的字眼。

二、知识产权目标

标准条款5.3.2即对知识产权目标的要求：

“*高管理者应针对企业内部有关职能和层次，建立并保持知识产权目标，并确保：a）形成文件并且可考核；b）与知识产权方针保持一致，内容包括对持续改进的承诺。”

解读

意思是，目标也要以文件形式发布，要有*高管理者的批准记录，要具有层次且不能偏离方针要求，要与企业内部职能或部门相对应，还要进行考核。一般来说，可制定长期、中期、短期目标，并在期限结束前完成考核。

三、知识产权手册

标准条款4.2.3即对知识产权手册的要求：

“编制知识产权手册并保持其有效性，具体内容包括：a）知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；b）知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；c）知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。”

解读

意思是，知识产权手册要包含企业知识产权管理体系组织架构，以及架构内各职能部门的分工、职责，要理顺各管理过程的相互关系，还要引出体系相关的程序文件。值得注意的是，知识产权手册是企业内部知识产权管理活动应长期遵循的纲领性文件，也会作为企业知识产权管理体系评价和审核的依据，因此，知识产权手册的内容必须对应标准各条款的要求进行策划，应覆盖企业内部全部知识产权管理活动，如有删减条款，必须在手册范围或应用部分予以说明。

四、知识产权贯标文件编写程序

标准中有10个条款出现了这样的表述——“应编制形成文件的程序”，分别是：4.2.4 外来文件和记录文件、5.3.3 法律和其他要求、 6.4 信息资源、7.1 获取、7.2 维护、7.3.1 实施、许可和转让、7.4.1 风险管理、7.4.2 争议处理、7.6 保密、9.2 内部审核。

解读

这样意味着上述10个管理过程需要建立程序文件，但要注意并不是一定要形成10个程序文件。我们在构建程序文件的时候，往往会考虑把责任部门一致、关联性高的管理过程要求编入同一个程序文件。举个例子，某企业对应标准7.1-7.4条款的知识产权获取、维护、运用、保护这4个基础管理过程的职责都由知识产权部承担，则可以形成《知识产权管理程序》，以体现该企业知识产权管理的统一性。此外，对于标准没有明确要求建立程序，但企业内部有明显的规范流程要求的管理过程，比如管理评审、合同评审等等，也可以建立程序予以规范。

五、知识产权贯标文件记录

标准条款4.2.4 b）是这样描述的：“建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行。” 

由此可见，记录文件的作用在于作为体系运行的证据，以便检验体系的符合性与有效性。

解读

标准中明确要求形成记录的条款包括：6.1.2 教育与培训、7.1 获取、7.2 维护、7.5 合同管理、8.2 研究开发、8.4 生产、8.5 销售与售后，共7个条款。那是否就只是这7个管理过程需要设计记录文件呢？并不。基于痕迹管理、保留证据考虑，一般我们会尽量在每个依据标准进行管理的过程都建立记录文件或保留可以充当记录文件的相关证据文件，否则，体系的符合性与有效性将难以验证。

六、总结

以上就是知识产权管理体系的文件要求。温馨提示，知识产权外来文件（包括行政决定、司法判决、律师函件，标准条款4.2.4a）也是另外一种形式的体系文件哦。